Un·e Responsable du Service Etat civil - Elections

A la Direction Etat Civil - Elections
Délai de recevabilité : 14/04/2023.

Descriptif

MISSIONS :

Le-la Responsable aura pour mission d’encadrer et de piloter le service de l’état civil et des élections.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

• Veiller au bon fonctionnement des secteurs élections, formalités administratives et état civil

• Veiller, en lien avec le conservateur du cimetière des Péjoces, au bon fonctionnement et au suivi des travaux du site

• Veiller, en lien avec la responsable du site funéraire métropolitain, au bon fonctionnement du cimetière métropolitain, au bon déroulement de ses projets d’extension, et au suivi de la Délégation de Service Public du crématorium.

• Assurer une veille juridique pour l’ensemble de la direction

• Rédiger les nouvelles procédures liées aux évolutions réglementaires et veiller à leur application

• Assurer la cohérence des procédures en liaison fonctionnelle avec les autres services et les partenaires extérieurs

• Encadrer et animer une équipe d'environ 60 agents

• Assurer la gestion R.H. et financière du service c’est-à-dire :
  - Définir les enveloppes budgétaires liées aux ressources humaines
  - Établir le budget et veiller à sa bonne exécution
  - Élaborer une planification des moyens humains en s’assurant de garantir un service de qualité aux usagers

QUALITÉS REQUISES :

• Connaître le cadre juridique et la réglementation adaptée aux trois secteurs du service (état civil, formalités administratives et élections) Connaître le cadre juridique et la réglementation adaptée au domaine

• Connaître le fonctionnement budgétaire et financier des collectivités et EPCI, de l’Etat et de l’UE

• Savoir analyser et traiter la demande d’un usager et/ou d’un agent et en anticiper les besoins

• Savoir analyser les données statistiques

• Savoir assurer la gestion et le suivi des dossiers

• Savoir être une personne ressource pour les autres professionnels

• Savoir faire preuve d’écoute, de disponibilité et d’adaptabilité

• Savoir faire preuve d’organisation et de rigueur dans le travail

• Savoir déterminer les priorités

• Savoir gérer les plannings du service pour une bonne organisation du travail en mairie centrale et dans les cinq mairies de quartier

• Savoir mettre en place les procédures et bases de données permettant une utilisation rapide par les agents, notamment par ceux qui sont chargés de l’accueil du public (majoritaires dans le service)

• Savoir rédiger des courriers, courriels, notes, rapports, actes administratifs, techniques et/ou juridiques

• Savoir assurer la logistique des élections et l’organisation des scrutins dans le respect du Code électoral et des circulaires spécifiques, gérer la composition des 96 bureaux de vote que compte la ville et l’organisation de la centralisation des résultats

• Superviser la bonne tenue de la liste électorale et préparer les réunions de la Commission de contrôle, procéder au tirage au sort des jurés d’assises

• Traiter les éventuels contentieux et réclamations

• Savoir impulser et mettre en œuvre les politiques publiques définies par l’Autorité territoriale

• Savoir négocier, gérer les conflits et assurer la médiation.

PROFIL SOUHAITÉ :

• Culture administrative confirmée et appétence pour le droit

• Sens du service public

• Goût pour le management et les relations humaines

• Calme, discrétion, diplomatie

• Disponibilité

• Organisation et rigueur

Localisation

Conditions

Poste à temps complet (39,45 heures de travail hebdomadaires) – 22 jours RTT

Cotation du poste : A3

Conditions de recutement :

Poste de catégorie A (cadre d'emploi d'attaché territorial), recrutement par mutation, détachement ou liste d’aptitude,