Chargée ou Chargé de la Planification et du Suivi Organisationnel des Evènements

A la Direction des Affaires Générales
Délai de recevabilité : 06/12/2024.

Descriptif

Sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Générales de la ville de Dijon/Dijon métropole, vous êtes chargé(e) d’assurer la coordination d’événements en salle et la gestion de réservations de salles 

sur le site d’Heudelet et de salles de l’hôtel de Ville (en particulier : salle Gilbert Laforgue & Salon porte aux lions).

Activités :

.Réaliser le suivi organisationnel d’événements en salles pour l’interne et l’externe, principalement sur le site d’Heudelet et de l’hôtel de Ville : de la réservation jusqu’au rendu des salles, en intégrant les phases

suivantes :

-la coordination globale avec l’organisateur et les services mobilisés, dans le respect des attendus :

-accueil, technique, sécurité, qualité de l’accueil…service, réception, nettoyage…

-le bilan de l’événement et les correctifs éventuels à apporter pour les éditions suivantes

-les compte-rendus, les reportings nécessaires

.Assurer des suivis de dossiers internes pour l’organisation du service : exemple participer à l’analyse d’activités de la fonction, contribuer à l’amélioration des process avec la directrice, concevoir de nouveaux outils…

.Coordonner des projets avec le groupe « Coordination de manifestations sur la voie publique », en fonction de la charge d’activités du service, notamment sur la période de mai à octobre.

Vous assurerez principalement

la gestion et le suivi administratif et technique des dossiers

la préparation et suivi administratif des demandes de réservations de salles, après validation

le suivi des demandes de gardiennage sur le site

le reporting

la coordination et le suivi organisationnel et technique de l’événement en salle

le suivi technique de l’occupation des salles

la réalisation des feuilles de routes des agents du service pour mise en place opérationnelles

l’accueil et les visites de salles avec les organisateurs

le suivi des demandes diverses : matériel, chauffage, sécurité, mobilier son & image, nettoyage, réception…

la coordination globale d’événements simples sur la voie publique, afin d’assurer la permanence et la continuité de service notamment lors des pics d’activité de mai à octobre

Compétences techniques requises :

• Maîtrise des outils (mail, courrier…) et modes de communication

• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métiers et TEAMS, WORD, EXCEL, navigateur WEB,

• Agencement de salle

Savoir-être :

• Sens du service public

• Bon relationnel, diplomatie, écoute

• Goût pour le travail en équipe et la transversalité

• Autonomie et rigueur

• Sens de l’organisation (anticipation, méthode, planification)

• Aptitude à rendre compte

• Travail d’équipe

• Confidentialité

Localisation

Conditions

poste à temps complet

rémunération : salaire indiciaire + IFSE de 160 euros/mois

                      + 13ème mois correspondant à un salaire indiciaire

Possibilité de développement professionnel et de formation continue

Conditions de recrutement :

Recrutement sur catégorie C (cadre d'emploi d'adjoint administratif) : recrutement par mutation, détachement ou liste d’aptitude.

ou à défaut par voie contractuelle en application du code général des collectivités territoriales.
rémunération selon les grilles indiciaires de la fonction publique territoriale (en fonction des qualifications et de l'expérience professionnelle).

Rejoignez Dijon métropole : une collectivité engagée dans une démarche de responsabilité sociétale (RSO)

• Collectivité labellisée diversité - égalité professionnelle
• Santé : participation Mutuelle labellisée et garantie maintien de salaire (avec une prise en charge minimale à hauteur de 50 % )
• Action sociale : adhésion au Comité National d’Action Sociale (CNAS) et au CAS21
• RSO : Projet Mét’ODD : Agir pour une Métropole responsable et durable
• Accompagnement des agents proches aidants
• Forfait mobilité durable (jusqu’à 300 € par an )