Cabinet de la Maire - Master management, gestion des entreprises, communication 2025

Contrat d'apprentissage, pas de contrat de professionnalisation, prendre contact de votre côté avec le CFA ou l'école
Délai de recevabilité : 09/05/2025.

Descriptif

Profil de poste - apprentissage assistant responsable protocole

Collectivité : Ville de Dijon

Direction : Cabinet

Service : Cabinet - Protocole

Intitulé du poste : Assistante responsable du protocole

Diplôme : Master 1 ou 2

Missions / activités :

Vous assisterez la responsable du protocole et travaillerez avec l’équipe du cabinet dans les missions d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossier : 

• Mise à jour quotidienne de la base de données de contacts 

• Assistance dans la gestion des représentations de madame la maire et monsieur le président

• Suivi des plannings de manifestations

• Réalisation d’invitations, de documents techniques et de suivi

• Envois des invitations, suivi des retours de présence et édition de reportings

• Analyse et correction des adresses mail non délivrées

• Garantie de la bonne organisation protocolaire des événements (logistique accueil, éléments de communication, bandeau, chevalets, plans de table, menus…)

• Tenue des dossiers et archivage informatique et physique

• Préparation des cadeaux protocolaires

• Secrétariat

• Gestion du standard téléphonique lié aux manifestations

• Mise en forme de courriers

• Participation à la constitution des dossiers de madame la maire et monsieur le président

• Prise de note et rédaction de compte-rendus

Profil souhaité :

SAVOIR-FAIRE

• Bonne maîtrise des logiciels Microsoft : Word, Excel et Powerpoint : saisie, dédoublonnage, publipostage, mise en page pour impression

• Maîtrise des règles de grammaire et d’orthographe

• Connaissance de la suite Adobe sera un plus (Indesign et Illustrator en priorité)

   

SAVOIR-ÊTRE

• Sens du contact et du service

• Sens de l’organisation et de la gestion des priorités

• Capacité à accueillir le changement, à gérer les imprévus et à trouver des alternatives.

• Savoir transmettre l’information / communiquer

• Sens de la réactivité et du respect des délais

• Être à l’écoute et apprécier le travail en équipe

• Sens de l’accueil

• Discrétion, confidentialité et diplomatie

• Rigueur

• Consciencieux(se)

Localisation