Un·e huissier du maire : assistant·e administratif·ve

Au cabinet du Maire
Délai de recevabilité : 13/10/2023.

Descriptif

MISSIONS PRINCIPALES :

Assurer :

- l’accueil des rendez-vous du Maire, de la première adjointe et de la directrice de Cabinet ;

- La transmission et la circulation de documents, parapheurs, courriers, fournitures et diverses livraisons dans les services ;

- Le suivi de signatures électroniques de parapheurs ;

- L’assistance logistique au service des assemblées lors des séances des conseils municipaux.

ACTIVITES :

Accueillir et renseigner les usagers / le public :

Accueillir les rendez-vous de M. le maire, de Mme la 1^ère adjointe et de Mme la directrice de cabinet ;

Émettre, recevoir, filtrer et transférer les appels téléphoniques.

Assurer le portage / l'acheminement du courrier :

Relever et déposer 2 fois par jour (matin + après-midi) le courrier interne et externe entre les services (courrier, cabinet du maire, salle des conseillers, affaires générales, cabinet des adjoints).

Assurer un soutien logistique au service :

Apporter une assistance lors de cérémonies protocolaires et manifestations officielles au sein de l’Hôtel de Ville ;

veiller, lors des conseils municipaux, à ce que le maire et l’organe délibérant disposent de la logistique matérielle nécessaire pour le bon déroulement de leurs interventions puis rangement de la salle, du matériel à l’issue du conseil municipal ;

à la demande du service communication préparer les cadeaux promotionnels, les coupes, les trophées et remises aux associations / partenaires,

participer à des petits services, collations et repas.

Autres activités :

Effectuer des signatures « machine » ;

Prise en charge de la presse écrite auprès du buraliste rue des Forges puis distribution selon les listes transmises par le service documentation ;

Assurer le suivi de certains dossiers ;

Procéder à du classement, envoi en nombre… ;

Assurer le suivi et la mise à jour de la liste protocolaire via le logiciel « SUIPI » : veille documentaire quotidienne, être attentif à l’actualité, aux nominations tout en étant rigoureux dans la classification des données : s’appuyer sur des courriers reçus en mairie, des journaux locaux (le Bien Public, Info Dijon, le Journal du Palais…),

Imprimer des étiquettes (environ 1 800) pour l’envoi du des magazines de la ville et de la métropole et assurer le suivi des envois ;

Participer à la préparation des vœux de Monsieur le maire (écrire /appeler les services, les structures, les entreprises pour obtenir des listes à jour, traitement des doublons…), faire des « requêtes » et des « scénarios » dans SUIPI (gestion des fichiers / listes protocolaires) puis exporter, mettre en forme… des tableaux ;

Traiter / enregistrer les demandes de congés, RTT des agents du cabinet du maire, transmettre les feuilles d’heures supplémentaires (récupération, paiement) à la directrice de cabinet pour validation puis enregistrement sur Octime ;

Concevoir des cartons d’invitations protocolaires et bandeaux pupitre (graphisme…) sur le logiciel In design ;

Créer des formulaires sur Forms et adresses Bitly pour des inscriptions lors de manifestations municipales et métropolitaines ;

Envoyer des cartons d’invitations via des boîtes mails : protocole ville + protocole métropole.

COMPETENCES :

Accueil physique et téléphonique (renseigner les interlocuteurs, relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages (téléphoniques et les courriers électroniques…)

Réalisation et mettre en forme des travaux de bureautique (maîtrise des techniques informatiques : Word, Excel, Outlook, Intranet et Internet, logiciel Octime et SUIPI),

rédactionnelles (courriers, notes)

QUALITES REQUISES :

Réactivité, organisation, polyvalence indispensable

Sens du travail en équipe, autonomie

Rigueur, méthode, initiative,

Savoir déceler et faire face à l'urgence

Disponibilité

Discrétion professionnelles

Sens relationnel, loyauté, diplomatie

Localisation

Conditions

poste à temps complet

cotation du poste : C2

Conditions de recrutement :

Poste de catégorie C (filière administrative) : recrutement par mutation, détachement ou liste d’aptitude.

ou à défaut par voie contractuelle (contrat d'un an renouvelable) en application du code général des collectivités territoriales.
rémunération selon les grilles indiciaires de la fonction publique territoriale (en fonction des qualifications et de l'expérience professionnelle).